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Sitzungs-Management „rio-sys SiMa“

Entscheiden Sie sich für eine moderne Gremienarbeit!

Mit dem Ratsinformations- und Organisationssystem „plenum.rio-sys SiMa“ decken Sie den internen Bereich von der Terminplanung über das Anlegen eines Tagesordnungspunktes, über die Sitzungsvorlage, die Einladung, das Protokoll, die Auszüge oder das Inhaltsverzeichnis für die gebundene Ausgabe der Protokolle komplett ab!

Durch eine Schnittstelle zu Regisafe ist die Übernahme der Daten in das DMS ohne Zusatz-aufwand möglich.

Die Software zeichnet sich durch einen extrem geringen administrativen Aufwand aus. Der Schulungsaufwand für Sachbearbeiter beträgt ca. 20 Minuten und für Mitarbeiter der Geschäftsstelle Gemeinderat 2 bis 3 Stunden. Wir fragen bei Ihnen die erforderlichen Erstdaten ab, erfassen diese und führen die Schulungen dann direkt mit Ihren Daten durch! rio-sys SiMa ist auf der Grundlagen von 25 Jahren Erfahrung aus der Praxis für die Praxis entstanden und läuft seit vielen Jahren verlässlich in Kommunen.

Aus der Praxis
für die Praxis

Durch hohe Effektivität, praxisgerechte Lösung, individuelle Anpassung und das günstige Preis-Leistungsverhältnis ist rio-sys SiMa gerade auch für kleine und mittlere Kommunen bestens geeignet.

Die Vorteile von Rio-Sys

  • Leicht zu erlernen - einfach zu bedienen
  • Meldung der Tagesordnungspunkte direkt auf die Tagesordnung, die Sitzungsvorlage und das Protokoll
  • Einheitliches Erscheinungsbild, kein doppelter Schreib- und Kopieraufwand
  • Ständig aktuelle Informationen für alle Beteiligten
  • Fortlaufende Vergabe der Vorlagennummern
  • Übernahme der Termine in Ihren Outlookkalender
  • Downloadmöglichkeit für die Gemeinderäte
  • Suchfunktion
  • Rechtevergabe für den nichtöffentlichen Bereich
  • Veröffentlichung der freigegebenen Vorlagen und Protokolle für die Allgemeinheit via Internet

Sachbearbeiter & Geschäftsstelle

Die Sachbearbeiter melden ihre Tagesordnungspunkte direkt für die Tagesordnung. Daraus werden auch die Sitzungsvorlagen erstellt. Somit ist jederzeit der aktuelle Überblick über alle gemeldeten Punkte gegeben.

Einfaches Verschieben der Tagesordnungspunkte, Einfügen von Vor- und Nachtexten sowie eine automatische, fortlaufende Nummerierung der Sitzungsvorlagen sind selbstverständlich.

Zur Erleichterung der Protokollführung und zur schnellen Erfassung der Beratungs- ergebnisse wird für die Sitzung ein Erfassungsprotokoll ausgedruckt.

Außerdem ist es möglich, die Abstimmungsergebnisse bereits während der Sitzung im Programm aufzunehmen.

Aus den bereits erfassten Daten werden die Deckblätter für die einzelnen Tages- ordnungspunkte erstellt. Es gibt keine doppelten Schreibarbeiten mehr, das Abstimmungs- und Beratungsergebnis wird automatisch ausformuliert – dies spart Zeit und schaltet Fehlerquellen aus.

Eine moderne Suchfunktion, statistische Jahresauswertungen und das automatische Erstellen eines Indexes sind ebenfalls Programmbestandteile.

Gemeinderat

Die Gemeinderäte können mit rio-sys SiMa über das Internet auf alle freigegebenen Sitzungsvorlagen, Anlagen und Protokolle zugreifen. Der Archivierungsaufwand im heimischen Büro und zeitraubende Rückfragen bei der Verwaltung entfallen.

Die Arbeiten können modern und zeitgemäß erledigt werden. Dadurch wird auch die Attraktivität des Ehrenamtesgesteigert!

Außerdem ist es möglich, die Abstimmungsergebnisse bereits während der Sitzung im Programm aufzunehmen.

Sofort nach der Sitzung kann ein Kurzprotokoll ins Netz gestellt werden, das das jeweilige Abstimmungsergebnis und die ausformulierten Beschlüsse wiedergibt. Später wird nach Freigabe durch das Gremium das ausführliche Protokoll online publiziert.

Schnittstellen zu Full-Frontend-System „plenum.cm“

Das Sitzungs-Management-System „rio-sys SiMa“ verfügt über Schnittstellen zum optionalen Full-Frontend Ratssystem „plenum.cm“, das auf allen gängigen Plattformen (Web, iOS, Android) als Doppel-Anwendung (Bürgerportal und interner Bereich) mit Push- Benachrichtigungen zur Verfügung steht. Die Sitzungsdaten müssen dadurch nur einmal erfasst werden. Beide Anwendungen können jederzeit ein-zeln gesondert eingerichtet und zu einem späteren Zeitpunkt schnittstellen-optimiert installiert werden.

Per Schnittstelle werden die Daten in das optionale Full-Frontend-System „plenum.cm“ übertragen. Die Räte können hier über einen passwortgeschützten Bereich auf Sitzungsvorlagen und Protokolle im Web und in den Apps zugreifen, die Recherchefunktion nutzen sowie auf Wunsch „papierlos“ mit dem Notebook Sitzungen vorbereiten und daran teilnehmen. Die Einrichtung von fraktionsübergreifenden oder -internen Diskussionsforen ist dadurch möglich.

Für die Bürgerschaft werden die Verhandlungsgegenstände sowie Beratungs- und Entscheidungspro-zesse durch die webbasierte Einsichtsmöglichkeit in Sitzungsvorlagen und Protokolle erheblich transparenter und dadurch besser nachvollziehbar.

Gerade die jüngere Generation nutzt elektronische Informationsmedien wie selbstverständlich und erwartet, dass Entscheidungsgrundlagen sowie die in der Diskussion befindlichen Alternativen über Internet und Apps abrufbar sind. Insbesondere bei kritikbehafteten Themen wie Steuer- und Gebührenerhöhungen, beitragspflichtigen Straßenbaumaßnahmen oder auch Baugebietserschließungen können die zu Grunde liegenden Argumente durch das Ratsinformationssystem der breiten Öffentlichkeit einfach zugänglich gemacht werden.

Die damit bewiesene Transparenz beschleunigt und versachlicht den anschließenden Diskussionsver-lauf. Durch die online-Einsichtsmöglichkeit in Vorlagen und Protokolle wird der Bürgerschaft klar, wie umfassend und differenziert sich Gemeinderat und Verwaltung mit der jeweiligen Thematik befasst haben und welche Alternativen abgewogen wurden.

Durch eine Schnittstelle zu Regisafe ist die Übernahme der Daten in das DMS ohne Zusatzaufwand möglich.

Schulungen

Die Software zeichnet sich durch einen extrem geringen administrativen Aufwand aus. Der Schulungs-aufwand für Sachbearbeiter beträgt ca. 20 Minuten und für Mitarbeiter der Geschäftsstelle Gemeinderat 2 bis 3 Stunden. Wir fragen bei Ihnen die erforderlichen Erstdaten ab, erfassen diese und führen die Schulungen dann direkt mit Ihren Daten durch!